一、 邀请外宾来访工作程序

1. 各邀请单位要将外宾来访的目的、背景、时间、日程报国际交流处。

2. 同外宾确认在办理来华签证时是否需要我校出具正式官方邀请函。（有的外宾来华可持旅游签证入境）。由我院出具的邀请函有两种：一种是邀请人签字并加盖我院公章的文书式邀请函；一种是由国际交流处出具的并加盖市外办公章的申请来华签证通知表，即正式的官方邀请函。

3. 如果外宾需要我院为其出具正式的官方邀请函，请邀请人向国际交流处提供以下材料：被邀请人国籍、姓名、性别、职务、护照号码、来华目的。如有随行人员，所需材料同上。国际交流处在收到上述材料后，填写《外国人来华申请签证通知表》，并由国际交流处行文报大连市外办审批，大连市外办审批盖章后方可发往国外。办理正式的官方邀请函，所需费用由邀请部门负担。

4. 如果外宾在我院进行短期的讲学或合作研究，邀请部门还需填写《短期邀请外国专家讲学申请表》报国际交流处。

5. 如果授予来访外宾为我院名誉、客座教授的，请参照外籍名誉、客座教授的聘请程序。

6. 来访活动结束，由邀请单位将详细的活动情况书面报告国际交流处。

二、 接待工作程序

1. 接待国际来访代表团组，各相关单位要与 10 天前将接待报告和计划报国际交流处。在报告中要详细注明来访团组的人员组成、来访目的、背景、来访时间、在华具体行程安排及其他要求。

2. 国际交流处把院内各单位上报的接待计划和国家、省、市配合接待计划报主管外事的院长审批，确定接待方针、规格和参与会见人员后，由国际交流处负责制定接待计划。

3. 国际交流处负责将来访团组接待计划送报主管院长，同时送交各有关部门。

4. 国际交流处根据接待计划，依据接待规格，将来访团组背景和来访目的、时间通知参与会见人员，协调各有关部门做好迎送、联络人员和翻译的配备、用车、会见场所、礼品、住宿、用餐、摄影、摄像及相关资料等各项接待准备工作。

5. 接待工作结束，国际交流处起草国际交流信息报院务办公室，向主管院长汇报接待情况。

三、 接待工作具体细则

1. 凡属友好国家政府官员，外国驻华使、领馆大使、领事、参赞等使、领馆官员，外国常驻中国记者，国外（境）高等院校副校长以上外宾来我院访问，均需由国际交流处陪同学院领导接待。其中遇有涉及有关部门、有关于中交流合作事宜，可请有关部门相关人员参加。

2. 国（境）外高等院校国际交流工作人员来访，均由国际交流处负责统一接待。特殊涉及校际及相关部门、语种交流与合作的，由国际交流处协同有关部门陪同院领导接待。

3. 国（境）外高等院校系主任（含系主任）以下人员来访可视其身份和来访目的、任务，分别由各相关单位单独接待或由国际交流处协同各相关单位联合接待。由各单位单独接待的，要事先报请国际交流处备案，并于接待工作结束后将接待情况书面报告国际交流处。

4. 凡国际交流处负责或国际交流处协同参与的来访团组的接待，准备工作原则上由国际交流处负责统一协调，所发生的费用由学院负担；各相关单位单独接待来访团组的准备工作，由各单位自行负责，所发生费用由各接待单位负担。

5. 安排院级领导出面会见和宴请外宾，要从外交礼仪和实际情况出发，严格掌握礼遇规格，把握好校际与系、部级、因公与因私交流的界限。

6. 外宾宴请，学院一般只安排一次。如确因工作需要，由国际交流处统筹安排，各单位单独接待宴请的，要报国际交流处备案。凡涉及多部门的可采取部门联合宴请。严格控制我方参加宴请人数。宴请标准严格按照学院有关规定执行。

7. 外宾参观、座谈应根据他们的兴趣、要求和关心的问题，有目的、有针对性地安排。参观要选择体现改革开放成果和精神风貌的地区、部门、企业和景点。座谈内容要积极、健康、友好，不得涉及国家机密，不要主动提及敏感话题。未经允许，不得带领外宾参观未对外开放地区。

8. 邀请来访学者开设讲座，在严格按照程序办理的同时，要提前了解和严格审查讲座题目，讲座内容，并将讲座内容报国际交流处。各相关部门负责人要亲自参加或派专人参加讲座全过程，掌握其讲座内容是否违反我国有关政策、法规，是否涉及政治、经济、文化、军事、历史、外交、司法等领域敏感问题，如有上述情况出现，应立即制止并上报国际交流处和主管外事的院长，制定妥善处理办法。

9. 涉及与外国驻我国使、领馆有关的任何交往活动，要以我为主，严格掌握。各相关部门要将来往活动情况，接待计划报国际交流处。巨型诸如研讨会、庆典、访问、沿江、展览、捐赠、树碑、调查、指数等活动，应按规定提前一个月向国际交流处和主管外事的院长报告、制定接待计划并由国际交流处经请示上级主管部门同意后方可实施办理。未经上级主管部门批准，任何部门或个人不得与外国驻我国使、领馆人员进行接触，包括工作关系接触。

10. 国外媒体采访在我院工作或学习以及与我院有直接工作关系的外国人时，我方可以不加干涉，但国际交流处必须及时掌握情况。如果采访对象为我院相关各部门及教职员工、学生时，必须报告国际交流处和主管外事的院长，经请示上级主管部门同意后方可进行。

11. 在外事接待工作，应加强对外宾的安全保卫工作，尽量减少和杜绝交通、食宿等方面的意外事故发生。如出现危险苗头和发生意外事故时，应果断采取措施，并及时报告国际交流处和主管外事的院长。重要问题处理结果，应以书面形式报告国际交流处和主管外事的院长。重要问题处理结果，应以书面形式报告国际交流处和主管外事的院长。国际交流处及时报告省、市主管部门，制定妥善处理办法。

12. 国际团组来访的联系、接送工作，视团组的情况，由国际交流处和各相关语种单位共同或单独负责。